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はじめに

野﨑社会保険労務⼠事務所（以下「当事務所」といいます）は、社会保険に係る事務等の受託業務及びその他の事業を⾏うにあたり、お客様からお預かりした個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報は、お客様の従業者の皆様にとって極めて重要なものであり、その取扱いには細⼼の注意を要するものであることから、「個⼈情報の保護に関する法律」、「⾏政⼿続における特定の個⼈を識別するための番号の利⽤等に関する法律」、その他個⼈情報及び特定個⼈情報の取扱いについて定められた法令、関係省庁のガイドライン等を遵守し、以下の通り⽅針を定め安全管理の実施と適正な取扱いを徹底いたします。
受託業務及びその他の業務を円滑かつ安全に実施し、お客様の事業の発展に寄与するとともに、⾒直しを⾏い、改善を実施してまいります。

個⼈情報の利⽤⽬的

当事務所は、お客様からお預かりした（当事務所の従業者等含む）個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報を以下の⽬的のために利⽤させていただきます。

1. お預かりした受託業務実施のための従業者（当事務所の従業者等含む）等の個⼈情報

   1. 労働・社会保険及び⼈事・給与等の⼿続きを⾏うために必要な範囲
   2. 労働・社会保険並びに⼈事・給与等に関するコンサルティング、問題解決等、お客様への⽀援業務の実施
   3. ⼊社、退職、異動等の⼿続等を実施するために必要な範囲
2. お客様及びご本⼈様の個⼈情報（当事務所の従業者等含む）

   1. 当事務所の提供するサービスに関する情報の提供、イベント等のご案内、ニュースレター、メールマガジン等各種情報の提供、配布あるいは送信
   2. 当事務所に対するご意⾒、ご要望、アンケート等の実施
   3. 採⽤、退職等の⼿続等を実施するために必要な範囲
   4. お客様からのお問い合わせご相談、苦情等に対応するため
3. お預かりした個⼈番号及び特定個⼈情報（当事務所の従業者等含む）

   1. 法令において定められた、厚⽣年⾦、健康保険、雇⽤保険等の個⼈番号関係事務実施のため
   2. 法令において定められた、源泉徴収票等、所得税、住⺠税等の個⼈番号関係事務実施のため
   3. その他、法令で定められた利⽤⽬的のうち、当事務所の各種事務並びに受託業務の実施のため必要となる個⼈番号関係事務実施のため

利⽤⽬的の公表、通知、明⽰等

当事務所は、適切な⽅法で利⽤⽬的の通知、公表、明⽰を⾏います。

利用目的の変更

当事務所は、個⼈情報の利⽤⽬的を変更する場合には、ご本⼈様の同意を取得いたします。
個⼈番号及び特定個⼈情報に関しては法令で定められ、取得時に明⽰された利⽤⽬的の範囲内で利⽤いたします。法令で定められた利⽤⽬的の範囲内で変更する際には、新たな利⽤⽬的を明⽰し、本⼈確認を⾏った上、再度取得いたします。
受託業務の実施のために個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報を利⽤する場合は、委託元で取得時に通知、公表あるいは明⽰された利⽤⽬的に従い、変更が必要な場合には、提供者である委託元での適切な対応を依頼いたします。

個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報の取得

個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報の取得に際しては法令及びガイドラインに⽰された⽅法を遵守し適法かつ公正な⼿段により⾏います。また、取得時の状況が不適正あるいは不明確な個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報に関しては取扱いを⾏いません。業務委託に基づき、その取得を代⾏する場合にも、委託元で特定された利⽤⽬的を明⽰し、本⼈確認を実施した上で提供を受けます。

正確性の確保と廃棄

個⼈情報、個⼈番号と特定個⼈情報は利⽤⽬的を達成する上で必要な正確性を確保し、保全に努めます。また、不要となった場合には速やかに安全な⽅法で廃棄いたします。

安全管理措置

当事務所は、個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報に対する不正アクセス、漏えいや紛失、破壊等を防⽌するために、必要な組織的、⼈的、物理的、技術的安全管理措置を講じ、お客様の個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報を適正に利⽤し、安全に管理いたします。安全管理措置の実施に当たっては、法令及び該当するガイドラインの規定を遵守するとともに、適宜⾒直し、改善を実施いたします。

当事務所は、個人情報保護管理責任者を設置し、十分な安全保護に努め、また、個人情報を正確に、また最新なものに保つよう、お預かりした個人情報は、以下の取組により適切な管理を行います。

【規律の整備】

当事務所では、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報の取扱規程を策定し、個人情報にかかる安全管理措置として、以下を講じています。

【組織的安全管理措置】

• 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報の漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合には、当事務所内で定める報告連絡体制に則り、迅速な事実関係の調査や原因の究明等、事案に応じ、講ずべき必要な措置を行います。
• 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

【人的安全管理措置】

• 個人情報の取扱いにおけるルールや留意事項、他社で起きた事故事例等について、従業者に最低年1回の定期的な研修を行っています。
• 従業者の在籍中ならびに退職後における個人情報の守秘義務について、就業規則やその他社内規定に定めています。

【物理的安全管理措置】

• 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています｡
• 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、パスワードロックを施し、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
• 個人情報の破棄にあたっては、溶解やシュレッダー処理等を行い、復元ができない処理を行っています。

【技術的安全管理措置】

• アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報等の範囲を限定しています。
• 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

【外的環境の把握】

個人情報を外国で取り扱う必要がある場合は、移転先国における個人情報の保護に関する制度を調査し、移転先の事業者等と適切に契約を締結する等の安全管理措置を実施します。

従業者の監督

お客様及びご提供いただいたお客様の個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報の取扱いに関して、従業者に対して適切な指導、監督を⾏います。
全従業者に個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報の適正な取扱と保護及び適切な管理についての研修を実施し、周知徹底させるとともに、今後も継続的に⾒直しを⾏い、改善を図ってまいります。

委託先の監督

当事務所の業務及びお客様からの受託業務の⼀部あるいは全部を委託する場合には、適切な委託先を選定するとともに、当該委託先における個⼈情報、個⼈番号及び特定個⼈情報の取扱いに関して、適切な指導、監督を実施いたします。また、委託先が再委託を⾏う場合においても同様に対応いたします。

個⼈情報の第三者提供及び特定個⼈情報の提供制限

当事務所は、法令に定められる場合を除き、お客様及びご提供いただいた個⼈情報を第三者に提供いたしません。また、個⼈番号及び特定個⼈情報に関しては法令で定められた個⼈番号関係事務の実施及び法令で定められた場合を除き提供をいたしません。但し、個⼈情報に関しては、お客様の同意があった場合にのみ、その範囲内において第三者への提供を⾏います。

開⽰、訂正、削除、消去、利⽤停⽌等

お客様がご⾃⾝の個⼈情報の利⽤⽬的の通知、個⼈情報の開⽰、訂正、追加、削除、提供停⽌、利⽤停⽌、消去を請求される場合、ご本⼈からの求めであることを確認させていただいた上で、法令及び該当するガイドラインの定めるところに従って、速やかに対応させていただきます。なお、従業員様からの直接の請求に関しましては、事業主様またはご担当者様を経由して対応させていただくこととします。
お申し出は、ご相談窓⼝でお受けいたします。なお、個⼈情報の開⽰またはその利⽤⽬的の通知にあたっては、有償にて取扱いさせていただく場合がございます。

⼿続き窓⼝

お客様との連絡、問い合わせ、確認等はお客様が指定された貴社ご担当の⽅を通して⾏います。

相談窓⼝

お客様ご相談担当 03-5211-0290
【受付時間】⽉～⾦曜⽇ 10:00～17:00（⼟⽇祝祭⽇、その他指定⽇を除く）

当事務所の所属する認定個人情報保護団体について

当事務所は、個人情報保護委員会の認定を受けた認定個人情報保護団体である 「一般社団法人日本個人情報管理協会 （JAPiCO）」の対象事業者です。
同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。

お問い合わせ先

一般社団法人 日本個人情報管理協会 （JAPiCO）
苦情の解決の申出先 「相談・苦情受付窓口」
〒108-0074 東京都港区高輪2-15-8 グレイスビル泉岳寺前
Tel：03-6311-7161
Fax：03-4415-2032

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